Enviar un email formal en inglés no es una tarea fácil, ni tampoco lo es enviar uno en nuestra lengua materna. No obstante, cuando estamos aprendiendo inglés y no dominamos del todo este idioma, el reto se nos presenta aun mayor. En este post te daremos una serie de pasos y consejos para que puedas escribir un buen email formal en inglés.
Pasos a seguir para hacer un email formal en inglés:
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Identifica la finalidad del email
Antes de empezar a escribir, es importante que tengas claro cuál es el objetivo principal de tu email. ¿Quieres informar de algo? ¿Quieres pedir algo? ¿Quieres dar las gracias a alguien? Una vez que tengas claro cuál es la finalidad del email, será mucho más fácil definir su contenido y estructura.
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Utiliza una dirección de email profesional
Si estás utilizando tu dirección de email personal para enviar un email formal, es posible que no te tomen muy en serio. Por ello, si es posible, utiliza una dirección de email profesional. De esta forma, podrás mostrar una imagen más profesional y seria a tu destinatario.
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Escribe un asunto conciso y claro
El asunto del email es la primera cosa que verá tu destinatario, por lo que es importante que sea lo suficientemente conciso y claro. De esta forma, podrá identificar de forma rápida y sencilla de qué se trata el email y decidir si lo abre o no.
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Utiliza un saludo adecuado
Una de las partes más importantes de un email formal en inglés es el saludo. Si no sabes qué saludo utilizar o cómo empezar el email, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro post sobre los saludos en inglés.
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Escribe de forma clara y concisa
En un email formal, es importante utilizar un lenguaje claro y conciso. No utilices frases muy largas ni utilices un vocabulario muy técnico o especializado. De esta forma, podrás asegurarte de que tu destinatario entiende correctamente el contenido del email.
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Utiliza un tono adecuado
Al igual que el lenguaje, el tono del email es muy importante. En un email formal, es importante utilizar un tono profesional y respetuoso. No utilices un tono demasiado informal ni utilices un lenguaje demasiado coloquial.
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Escribe un cuerpo claro y sencillo
El cuerpo del email debe ser claro y sencillo. No escribas demasiado ni utilices un lenguaje demasiado técnico. En lugar de ello, trata de ser lo más conciso y claro posible.
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Utiliza una firma adecuada
Al igual que el saludo, la firma es una parte muy importante del email. La firma debe ser lo suficientemente concisa y debe incluir tu nombre, título y contacto. Si estás utilizando una dirección de email profesional, también puedes incluir tu logo y/o la dirección web de tu empresa.
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Utiliza una despedida adecuada
La despedida es otra parte importante del email. Al igual que el saludo, la despedida debe ser lo suficientemente concisa y debe adaptarse al tono del email. Si no sabes qué despedida utilizar, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro post sobre las despedidas en inglés.
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Utiliza un formato adecuado
El formato del email también es muy importante. El email debe estar estructurado de forma clara y sencilla. No utilices un formato demasiado complicado ni utilices un lenguaje demasiado técnico. En lugar de ello, trata de ser lo más claro y conciso posible.
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Utiliza los archivos adjuntos de forma adecuada
Si estás utilizando archivos adjuntos en tu email, es importante que los utilices de forma adecuada. Los archivos adjuntos deben ser lo suficientemente concisos y deben estar relacionados con el contenido del email. No adjuntes demasiados archivos ni utilices un lenguaje demasiado técnico.
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Revise el email antes de enviarlo
Una vez que hayas terminado de escribir el email, es importante que lo revises antes de enviarlo. De esta forma, podrás asegurarte de que el email está correctamente estructurado y de que no hay errores de gramática o de ortografía.
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Envía el email a la persona adecuada
Antes de enviar el email, asegúrate de que lo estás enviando a la persona adecuada. De esta forma, podrás asegurarte de que el email llega a su destino y de que tu destinatario lo abre y lo lee.
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Responde a los emails de forma oportuna
Una vez que hayas enviado el email, es importante que lo respondas de forma oportuna. De esta forma, podrás asegurarte de que tu destinatario recibe la respuesta y de que puede responder a su vez.
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Guarda una copia del email
Una vez que hayas enviado el email, es importante que guardes una copia. De esta forma, podrás asegurarte de que tienes una copia del email en caso de que necesites consultarlo en el futuro.